Položil jsem si otázku jaký mají lidé důvod raději zavolat kvůli nějakému tématu nebo informaci, kterou by bylo z mého pohledu lepší napsat např. emailem nebo chatem. Uvádím momentálně negativní – nepříjemné stránky takového hovoru. Pokud je však hovor řádně naplánován má samozřejmě celou řadu pozitivních stránek.
Působí to urgentně na volaného
Pokud někdo někomu volá, působí to, že by požadavek měl být zpracován co nejrychleji. Ostatně urgence je zakódována už v samotném slově “volat” někoho – “volat” na někoho, přivolat (na pomoc / aby sloužil / aby dostal/a úkol).
Na druhé straně pro volaného je to komplikovanější, protože si stejně musí udělat poznámku nebo zapsat záznam, či připomínku. Volající tak přenese (vědomě či nevědomě) svou práci na volaného. Pokud je to vědomě, může se jednat o formu manipulace.
Volající se domnívá, že je to efektivnější
Avšak skutečnost je taková, že je to efektivnější pouze pro jednu stranu – pro volajícího, na úkor volaného (bavíme se o neplánovaných hovorech).
Vytváří to dojem, že volající je vytížen
Zejména na společném pracovišti ostatní kolegové vidí, že je vytížený/á, protože neustále někomu volá.
Volající hledá sociální kontakt a chce si také zároveň popovídat
U společenských lidi, kterým chybí kontakt je to běžné. Pokud se sejdou dva takoví lidé je to oboustranně prospěšné.
Souvisí to s povahou
Jistě, extrovert se pravděpodobně vůbec nebude zamýšlet nad tím, že by to někomu mohlo připadat neefektivní nebo nepříjemné.
Volající nedokáže písemně specifikovat co chce
Proto to vyřeší tak, že zavolá a snaží se řečí a různými kličkami vyjádřit co vlastně potřebuje. Volaný se to snaží pochopit a pak to stejně musí sepsat a zaznamenat.
Volající se domnívá, že pokud si zaplatil/a nějakou službu je v ní automaticky telefonická podpora 24/7 zdarma
Toto se vyskytuje velmi často. Lidé – zákazníci toto automaticky předpokládají, proto jim jsou ve větších firmách přidělovány osoby, které neřeší nic jiného než komunikují telefonicky s klienty.
Volající si myslí, že má více témat k probrání a nechce se mu / jí to vše psát
Delší hovory je však třeba plánovat. Je třeba vnímat rozdíly mezi běžnými informativními hovory, konferenčními hovory a plánovanými hovory k nějakému předem známému, konkrétnímu tématu. Určitě všichni známe, že nám někdo zavolá na konkrétní téma, na které jsme se však neměli možnost připravit, protože se jednalo o neplánovaný hovor. To si spoustu volajících neuvědomuje.
Závěrem: Nevýhoda neplánovaných hovorů je, že není žádný písemný záznam o případném schválení nebo zamítnutí prací, rozpočtu – čehokoliv. Není písemný výstup, který je následně stejně potřeba sepsat. Bohužel kým jiným, než volaným…(v rámci toho, aby se ochránil a existoval zaznamenán nějaký důkaz).
Myslím, že možnost někomu zavolat je skvělá, ale je dobré – pokud je to možné hovory plánovat. Pokud člověk potřebuje celý den pracovat a neustále by mu někdo volal žádnou práci by neudělal, ale ze dne by si odnesl/a akorát nové úkoly, které vyplynuly z hovorů.
